Viele schriftformbedürftige Dinge müssen ab 1.1.2025 gemäß dem Bürokratieentlastungsgesetz IV digitalisiert werden, u.a.:

- Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen (§ 2 NachwG)
- Lediglich befristete Arbeitsverträge bedürfen weiterhin und unverändert der Schriftform, sodass hier keine vollständige Digitalisierung möglich ist
- Im Falle sogenannter Rentenbefristungen, also Befristungen auf das Renteneintrittsalter, ist die Schriftform abgeschafft

Bei der steuerlichen Behandlung von Abfindungen gibt es eine wichtige Änderung, sodass Personalabteilungen hier einmal ihre Formulierungen in Aufhebungsverträgen sowie das Prozedere überprüfen müssen.

Ebenfalls ab 1.1.2025 gilt die E-Rechnungspflicht.

Diese Pflicht betrifft den B2B-Bereich, also den Unternehmerischen Verkehr (Umsätze zwischen inländischen Unternehmern), § 14 UStG. Danach ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 S. 3 UStG n.F.). Die bisherigen Rechnungen (auch die in Pdf-Format) gelten nunmehr als sonstige Rechnungen (§ 14 Abs. 1 S. 4 UStG). 

Was heißt das konkret?

Ab genanntem Datum müssen alle Betroffenen eine E-Rechnung empfangen können. Dies bedeutet, dass der betrofffene Personenkreis dafür Sorge zu tragen hat, dass die technischen Voraussetzungen für die Entgegennahme einer solchen Rechnung geschaffen sind.

Was brauche ich konkret?

Ausreichend ist ein E-Mail-Postfach. Dabei muss darauf geachtet werden, dass die Rechnung bei lesbar ist. "Lesbar" bedeutet künftig nicht mehr "vom menschlichen Auge lesbar", sondern "maschinell lesbar", d.h.: Der strukturierte Datensatz wie zB die XML-Datei bei einer Rechnung muss maschinell auswertbar sein.
Nicht alle Formate können dies leisten. Gängige zulässige Formate sind insbesondere: Die Standard XRechnung (rein strukturiertes Format) und das sogenannte ZUG-FeRD-Format (ab Version 2.0.1) (Hybrides Format).